Qué ocultar en una factura antes de compartirla

Todo lo que una factura cuenta de ti

• La cabecera del emisor. Su NIF y su dirección. Cuando el emisor es un autónomo, esos son datos personales de otra persona.
• El bloque de cliente. En una factura completa, tu nombre, tu domicilio y, en los casos que enumera el Reglamento de facturación, tu NIF. Una factura simplificada no tiene por qué llevar tus datos.
• El número de cliente o de contrato. Muchas facturas de suministros lo llevan, y es la referencia con la que la compañía localiza tu contrato, así que fuera de ese trato no suele hacer falta.
• El IBAN. Si el pago va domiciliado aparece impreso, a veces entero y a veces en parte.
• El desglose. También habla. Un histórico de consumos eléctricos deja ver horarios y ausencias, y una factura de teléfono puede listar a quién llamas.

Qué dejar visible según para qué la compartes

La referencia útil es entregar lo que se va a comprobar y confirmarlo antes. Para una garantía o una devolución lo que suele mirarse son la fecha de compra, el producto y el vendedor, así que el IBAN, tu dirección y el número de cliente quedan fuera, aunque conviene confirmarlo con quien la tramita. Para acreditar un gasto, quien revisa suele necesitar el importe, el concepto, la fecha y el emisor, pero no tus datos bancarios. Para demostrar que resides en un domicilio ocurre lo contrario, tu nombre y la dirección de suministro son la sustancia y el resto puede cubrirse, consumos incluidos, si quien la pide lo acepta. Y si la factura va a salir de un trato privado, por ejemplo a una reseña o a un foro, los datos del emisor autónomo merecen el mismo cuidado que los tuyos.

Si es un PDF, el texto sigue debajo

Muchas facturas llegan como PDF nativo, generado por el sistema de la empresa, y ese formato guarda el texto en una capa propia. Un rectángulo dibujado con las herramientas de anotación de un visor se queda en otra capa por encima, de modo que el IBAN «tapado» se puede seleccionar, copiar o descubrir quitando la anotación. Censurar una factura en condiciones exige que el dato salga del archivo, con una herramienta de redacción, la que borra el texto marcado en vez de cubrirlo, aplicada hasta el final, o reconstruyendo la página como imagen. En la guía sobre cómo tachar datos de un PDF explicamos el problema a fondo y cómo comprobarlo en tus propios archivos.

El mismo dato, repetido en varios sitios

Una factura puede repetir el número de cliente, el IBAN y tu nombre en varios bloques, como la cabecera, el desglose y el pie, y basta olvidar una aparición para que el resto del trabajo no cuente. Busca cada dato por su texto, también por sus últimos dígitos, y recorre el documento completo antes de exportar, anexos y hojas de consumo incluidos. Es el mismo problema de las repeticiones que tienen los contratos, y lo tratamos en la guía sobre qué tapar en un contrato antes de compartirlo.

El criterio para elegir con qué hacerlo es el de cualquier PDF. Vale una herramienta que borre el texto marcado, aplicada hasta el final, o una que devuelva la factura reconstruida, y no vale ninguna que deje el rectángulo flotando sobre el texto. En el Mac, Vista Previa trae la «Selección para editar», que según Apple quita de la vista el texto seleccionado y hace la edición permanente al cerrar el documento. Si solo tienes a mano un visor corriente, la salida es pasar la página a imagen antes de tapar, con una captura o exportándola a PNG o JPG, por ejemplo desde Vista Previa con Archivo › Exportar, y trabajar sobre ella con relleno sólido.