Qué se le puede hacer a un dato
Ofuscar
Volver ilegible o irreconocible un dato concreto dentro de un documento que sigue siendo utilizable. Es el término paraguas que engloba tachar, enmascarar, seudonimizar o generalizar, y no dice por sí solo qué garantía ofrece el resultado, porque eso depende de la técnica que se use. Más, en la guía sobre qué es la ofuscación de datos y cuándo se usa.
Censurar
Sustituir los píxeles o los caracteres de un dato por otros, de forma que en el archivo final la información ya no exista. Se distingue de pintar encima, que solo la cubre. La prueba práctica es intentar seleccionar y copiar lo tachado: si aparece, no estaba censurado. Más, en la guía sobre cómo tachar datos de un PDF de forma segura.
Anonimizar
Eliminar cualquier camino de vuelta hasta la persona, incluido el tuyo. Es un resultado, no una técnica, y se evalúa por si alguien con medios razonables puede reidentificar. El considerando 26 del RGPD explica que sus normas no alcanzan a los datos verdaderamente anónimos, y ahí está el interés de llegar a ese punto. Más, en la guía sobre anonimización o seudonimización, cuál necesitas.
Seudonimizar
Sustituir los identificadores por marcadores o códigos que solo se pueden deshacer con una información adicional guardada aparte. El artículo 4.5 del RGPD la define así y exige que esa información figure separada y protegida. Un documento seudonimizado sigue conteniendo datos personales. Más, en la guía sobre anonimización o seudonimización, cuál necesitas.
Enmascarar
Dejar visible solo una parte del dato, lo justo para reconocerlo sin poder usarlo. Es lo que hace un banco cuando muestra los cuatro últimos dígitos de una tarjeta, o un formulario que enseña las tres últimas cifras de un DNI. Mantiene la utilidad de identificar sin entregar el valor completo.
Cifrar
Volver ilegible el documento entero, que sigue conteniéndolo todo y se recupera con la clave. No oculta un dato dentro de un archivo utilizable, oculta el archivo. Por eso protege el tránsito y el almacenamiento, y no sirve cuando lo que necesitas es entregar el documento a alguien que va a leerlo. Más, en la guía sobre qué es la ofuscación de datos y cuándo se usa.
Conceptos de protección de datos
Minimización de datos
Principio del artículo 5.1.c) del RGPD, según el cual los datos tratados han de ser adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario para la finalidad concreta. Es el argumento que sostiene entregar una copia con campos tapados en vez del documento entero, y el que cita la AEPD al explicar cuándo una copia del DNI puede ser excesiva. Más, en la guía sobre qué tapar en la fotocopia del DNI antes de enviarla.
Dato personal
Cualquier información sobre una persona física identificada o identificable, directamente o combinándola con otra. Por eso una matrícula, una dirección IP o una combinación de cargo, fecha y municipio pueden serlo aunque no aparezca ningún nombre.
Categoría especial de datos
Los datos que el RGPD protege de forma reforzada en su artículo 9, entre ellos los de salud, los que revelan opiniones políticas, convicciones religiosas o afiliación sindical, y los biométricos. Ese artículo parte de prohibir su tratamiento y enumera las excepciones que lo permiten, así que son los primeros que conviene tapar en una copia. Más, en la guía sobre qué tapar en un contrato antes de compartirlo.
Finalidad de la entrega
La frase que se escribe sobre una copia diciendo a quién se entrega, para qué y en qué fecha. No cifra ni bloquea nada, y tampoco impide técnicamente que el archivo se use para otra cosa. Lo que hace es dejar constancia del destino, así que una copia que aparece donde no debía delata de dónde salió. Más, en la guía sobre cómo indicar la finalidad en una copia del DNI.
Códigos de los documentos españoles
Número de soporte (IDESP)
Código impreso en el anverso del DNI que identifica la tarjeta física, no a la persona, y que cambia con cada renovación. Se usa como dato de verificación en trámites a distancia. La AEPD lo nombra expresamente como ejemplo de dato que puedes ocultar en una copia cuando no sea estrictamente necesario. Más, en la guía sobre qué son el número de soporte, el CAN y la MRZ del DNI.
CAN
Los seis dígitos del anverso del DNI que permiten iniciar la lectura del chip por NFC. Existe para que nadie lea el documento a distancia sin tenerlo delante, así que en una fotocopia no cumple ninguna función y sí abre una puerta. Más, en la guía sobre qué son el número de soporte, el CAN y la MRZ del DNI.
MRZ
La zona de lectura mecánica, esas líneas de caracteres pensadas para que las lea una máquina. En el DNI ocupa el reverso y en el pasaporte la parte baja de la página de datos. Repite en formato normalizado el número del documento, el de soporte y las fechas, así que cualquier programa la extrae entera en un instante. Más, en la guía sobre qué son el número de soporte, el CAN y la MRZ del DNI.
NAF o número de la Seguridad Social
El número que te identifica ante la Seguridad Social. Se llama número de la Seguridad Social antes de trabajar y número de afiliación una vez causas alta, pero es el mismo y te acompaña de por vida. Aparece en la nómina y en el informe de vida laboral. Más, en la guía sobre cómo anonimizar una nómina antes de compartirla.
CEA
El código electrónico de autenticidad que la Seguridad Social imprime en sus documentos. Permite a cualquiera que reciba el papel comprobar en la sede electrónica que es auténtico y no se ha alterado, sin necesitar certificado. En una copia con campos tapados deja de verificar nada.
IBAN
El identificador normalizado de una cuenta bancaria, que en España son veinticuatro caracteres empezando por ES. Basta para domiciliar un cobro con una autorización, así que aparece en nóminas, facturas y contratos con más frecuencia de la que el trámite necesita. Más, en la guía sobre qué ocultar en un justificante bancario al compartirlo.
PAN
El número largo de una tarjeta de pago, que identifica la cuenta asociada y no cambia hasta que renuevas el plástico. Sus primeros dígitos delatan la entidad emisora y el tipo de producto, y el último es un dígito de control que permite comprobar si el número es válido sin consultar a nadie.
Lo que viaja dentro del archivo
Metadatos EXIF
Los datos que una cámara o un móvil guardan dentro del archivo de la foto sin que aparezcan en la imagen: fecha y hora, modelo del dispositivo, ajustes y, si el GPS estaba activo, las coordenadas del lugar donde se hizo. Sobreviven a recortes y a retoques, y solo desaparecen si se eliminan a propósito. Más, en la guía sobre qué revelan los metadatos de una foto de tu documento.
Capa de texto de un PDF
El texto que un PDF guarda aparte de lo que se ve, y que es lo que permite seleccionarlo, copiarlo y buscarlo. Pintar un rectángulo encima no la toca, así que el dato tachado sigue ahí y se recupera copiando la página. Un PDF exportado como imagen no tiene esa capa. Más, en la guía sobre cómo tachar datos de un PDF de forma segura.
OCR
El reconocimiento óptico de caracteres, o sea leer texto a partir de una imagen. Es lo que hace legible un documento escaneado o una foto, y lo que permite localizar un DNI o un IBAN en un papel que para el ordenador no era más que píxeles.
Marca de agua
Un texto o un motivo repetido sobre el documento, integrado en la imagen y no como anotación aparte. Cruzando la página resiste el recorte, que es lo que la distingue de una nota en una esquina. Cuando declara el destinatario y la fecha, convierte una copia genérica en una copia con dueño. Más, en la guía sobre cómo indicar la finalidad en una copia del DNI.
Identificador de copia
Una marca distinta en cada ejemplar que entregas del mismo documento. No impide la filtración, la hace atribuible: si la copia aparece donde no debía, su identificador dice a quién se la diste. Es el mismo principio con el que se rastrea la filtración de un documento interno.