Cómo enviar un documento por correo de forma segura

Qué protege el correo y qué no

El correo actual suele ir cifrado durante el transporte. Gmail, por ejemplo, usa TLS en todos sus mensajes, y según su ayuda el mensaje queda protegido cuando el servicio del destinatario también lo usa. Ese cifrado protege el mensaje por el camino, pero no cubre lo que pasa en cada extremo.

Y en los extremos caben muchas cosas, como una cuenta cuya contraseña se ha filtrado, un móvil perdido sin bloqueo, un reenvío a un compañero o una dirección mal escrita. En todos esos casos el adjunto está ahí, intacto, y se abre con un doble clic. Contra eso no hace nada el cifrado del transporte, porque el problema no es el viaje sino las copias que deja.

Algunos servicios ofrecen un modo más restrictivo. El modo confidencial de Gmail permite poner una fecha de caducidad, retirar el acceso y desactivar el reenvío, la copia, la impresión y la descarga, pero su ayuda avisa de que los destinatarios siempre pueden hacer capturas de pantalla o fotos. Sirve de algo, pero no sustituye a lo que contamos a continuación.

Antes de adjuntar, manda menos

Lo que no sale de tu equipo no puede filtrarse fuera de él. Por eso el primer paso es el que más rinde, y no depende del canal.

• Pregunta qué van a comprobar. Si necesitan los ingresos de un mes, sobra la declaración entera. Si el documento tiene diez páginas y solo importa una, manda esa.
• Tapa lo que sobra, y tápalo de verdad. En un PDF, un rectángulo negro dibujado encima puede dejar el texto intacto debajo. Cómo hacerlo bien y comprobarlo lo contamos en la guía sobre tachar datos de un PDF de forma segura.
• Cambia el nombre del archivo. El nombre se lee sin abrir el adjunto, a veces ya en la bandeja de entrada, y «nomina-ana-garcia-marzo.pdf» dice de quién es y qué contiene. Algo como «documento-solicitud.pdf» no le cuenta nada a quien no deba saberlo.
• Revisa los metadatos. Una foto puede llevar la fecha, el modelo del móvil y las coordenadas del sitio donde se hizo, y un PDF el nombre de su autor. Lo explicamos en la guía sobre los metadatos de las fotos de documentos.

Si lo que vas a mandar es una copia del DNI, tiene sus propias particularidades, y las repasamos en la guía sobre enviar el DNI por WhatsApp o por correo.

Comprobar el destinatario

Mandar el documento a quien no era es un fallo fácil de cometer, y el autocompletado lo favorece. Basta con dos contactos que se llamen igual, o con una dirección antigua que el programa recuerda, para que el adjunto acabe en otro buzón.

• Escribe la dirección al final. Redacta el mensaje, adjunta el archivo y pon el destinatario lo último, leyendo la dirección entera y no solo el nombre que muestra el programa.
• Usa la copia oculta si escribes a varias personas que no se conocen entre sí. En el campo Cc, con copia, todos ven la dirección de todos, y las direcciones que pones en Cco, con copia oculta, no las ve ningún otro destinatario.
• Cuidado con «Responder a todos». Una conversación larga puede arrastrar a personas que entraron hace semanas y no deberían recibir el adjunto.
• Alarga el plazo para deshacer el envío. En Gmail, la opción «Deshacer el envío» de la configuración permite elegir 5, 10, 20 o 30 segundos para anular un mensaje recién enviado, que pueden bastar para ver la dirección equivocada. Mira si tu programa tiene algo parecido.

Cerrar el archivo con una contraseña

Un PDF con contraseña de apertura va cifrado, y quien llegue a él sin la clave no ve el contenido. Eso cubre justo los casos de antes, la cuenta comprometida, el reenvío por error o la copia de seguridad que acabe en otras manos. No hace falta ningún programa de pago.

• Con LibreOffice, que es gratuito. La contraseña se pone al exportar, en Archivo › Exportar a › Exportar a PDF, pestaña «Seguridad», con el botón «Establecer contraseñas».
• Con Word en Windows. Se pone al guardar como PDF, en Más opciones › Opciones, marcando la casilla «Cifrar el documento con una contraseña».
• Si no es un PDF, con un archivo comprimido. Un archivo comprimido y cifrado con AES-256 cumple la misma función. 7-Zip, que es gratuito y funciona en Windows, cifra así en sus formatos 7z y ZIP, y quien lo reciba necesitará un programa que sepa abrirlos.

La contraseña protege el archivo hasta que alguien lo abre con ella, pero ahí se acaba. Una vez abierto con la clave, el destinatario puede copiar el texto, imprimirlo o reenviarlo. Las restricciones de impresión o de copia que ofrecen algunos programas dependen del visor que use el destinatario, como advierte la documentación de LibreOffice, así que no conviene contar con ellas.

Que la contraseña sirva depende de dos cosas. La primera, que sea larga y que no la uses en ninguna otra cuenta, mejor una frase de varias palabras sin relación entre sí que una palabra corta con números. La segunda, que no viaje con el archivo. Si el PDF sale por correo, manda la contraseña en un mensaje al móvil o dila por teléfono. Nunca en el mismo correo ni en el siguiente a la misma dirección, porque quien acceda a uno podrá leer el otro. Si mandas documentos a menudo a la misma persona, como una gestoría, podéis fijar una contraseña solo para esos envíos.

Cuando quien lo pide tiene su propio canal

Muchas entidades tienen un área privada, una sede electrónica o un formulario para subir documentos, y esos canales pueden ser mejor camino que el correo, porque el archivo no se queda en dos buzones. Pregunta antes de adjuntar. Para la copia del DNI en concreto, la Agencia Española de Protección de Datos aconseja, si se facilita por medios electrónicos, «evitar enviarla por correo electrónico», y añade que quien la pide tiene que proporcionar medios que cumplan los requisitos de seguridad.

Los servicios que envían un enlace de descarga en lugar del adjunto evitan que el archivo se quede en los buzones, aunque pasa a guardarse en el servidor de ese servicio. El enlace sí se queda en el correo, así que quien entre en la cuenta puede abrirlo mientras funcione, y si caduca, al menos limita ese tiempo. Quien lo abra puede guardar una copia, igual que con un adjunto.

Después de enviarlo

La copia enviada sigue en tu carpeta de enviados, y el original sin tapar suele seguir también en descargas o en el escritorio. Cuando el trámite termine, borra el mensaje enviado si ya no te hace falta, vacía la papelera y elimina los archivos que preparaste para el envío. Y si quien lo recibió solo lo necesitaba para una comprobación puntual, nada impide pedirle que lo borre cuando acabe.