Sellos de COPIA, BORRADOR o ANULADO y cuándo usarlos

Qué comunica cada sello

• COPIA. Advierte a quien lo recibe de que el papel no es el original.
• DUPLICADO. No equivale a COPIA. Es un segundo ejemplar que expide el propio emisor, por ejemplo porque se perdió el primero, y en una factura tiene la misma eficacia que el original según el reglamento de facturación.
• BORRADOR. Avisa de que el contenido no es definitivo y de que nadie debería actuar sobre él.
• ANULADO. Señala que un documento ya emitido ha quedado sin efecto. En una factura la corrección tiene su propio trámite, la factura rectificativa del mismo reglamento, y el sello solo deja constancia de ello en la copia.
• SIN VALOR. Marca ejemplares de muestra o de prueba.
• CONFIDENCIAL. Es la excepción de la familia, porque no describe el estado del documento sino una restricción sobre su difusión.

Conviene tener claro qué hace un sello y qué no. Comunica el estado o el contexto que quien prepara la copia quiere dejar por escrito. No modifica por sí solo la situación del documento ni sustituye a los trámites que cada caso tenga; si el asunto es una rectificación formal, el sello avisa y el trámite va aparte.

Cuándo estampar cada uno

La pregunta útil es qué podría hacer con este papel alguien que lo reciba fuera de contexto. Si entregas una fotocopia del documento de identidad o de un título, COPIA le quita el aspecto de original, y si además indicas a quién y para qué la entregas, queda constancia de su destino, aunque eso no impide que se reutilice ni que se recorte; ese patrón lo contamos en la guía sobre cómo indicar la finalidad en una copia del DNI. Si envías un contrato en revisión, BORRADOR advierte de que esa versión intermedia no debería firmarse ni archivarse como definitiva, algo que encaja con lo que vemos en la guía sobre qué tapar en un contrato. Y si una factura se ha sustituido por otra, ANULADO sobre la copia de la antigua deja su estado a la vista, sin sustituir a la rectificación. Es un caso que se cruza con la guía sobre qué ocultar en una factura.

Un sello se superpone, no censura

El sello declara, pero no oculta. Debajo de un ANULADO se siguen leyendo el nombre, el importe y la cuenta, así que no sustituye a la censura en ningún caso. Si el documento lleva datos que el receptor no necesita, primero se cubren y después se sella; cómo hacer esa parte está en la guía sobre cómo tachar datos de un PDF. Hay una consecuencia que sorprende y conviene conocer. Como el sello no cubre nada, si alguien copia el contenido del documento o lo pasa por OCR, los datos que hay debajo pueden salir enteros.

Dónde colocarlo para que no se recorte

La colocación decide bastante. Un sello discreto en una esquina desaparece con un encuadre, mientras que uno que cruza la zona central acompaña a la imagen. Eso sí, sin dejar ilegibles los campos que el receptor va a comprobar, así que ajusta el tamaño, la posición y la opacidad en la vista previa. Y en digital hay una condición más, que el sello quede fundido con los píxeles y no como una anotación de PDF, que se puede seleccionar y borrar como un comentario más.

Sin una herramienta de sellos sirve el editor de imagen que tengas, siempre que permita escribir texto encima y exportar después un PNG o un JPG nuevo. En un PDF, un sello puesto con las herramientas de comentario del visor es justo esa capa que se puede quitar, así que conviene pasar la página a imagen, como contamos en la guía de tachar datos de un PDF que enlazamos más arriba. Y en papel, un sello de tinta estampado antes de escanear ya queda fundido en la imagen.