Sellos de COPIA, BORRADOR o ANULADO y cuándo usarlos
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Los sellos de COPIA, BORRADOR o ANULADO declaran el estado de un documento por encima de su contenido. Advierten, no ocultan, así que lo que no deba verse se cubre antes y el sello va después, y para que acompañe a la copia tiene que quedar fundido con la imagen.
Un documento no dice por sí solo en qué estado está. Una fotocopia parece un original, un borrador circula como si fuera la versión firmada y una factura rectificada sigue pareciendo cobrable. El sello resuelve eso en un segundo de lectura, porque declara el estado encima del propio contenido, donde cuesta pasarlo por alto. Esta guía repasa qué comunica cada sello habitual, cuándo conviene usar cada uno y cómo estamparlo para que acompañe al documento en lugar de quedarse en una capa que cualquiera retira.
Qué comunica cada sello
- COPIA. Advierte a quien lo recibe de que el papel no es el original.
- DUPLICADO. Su pariente formal, la segunda emisión de un documento que el emisor expide porque el primero se perdió.
- BORRADOR. Avisa de que el contenido no es definitivo y de que nadie debería actuar sobre él.
- ANULADO. Señala que un documento ya emitido se ha dejado sin efecto, con la factura rectificada como caso típico.
- SIN VALOR. Marca ejemplares de muestra o de prueba.
- CONFIDENCIAL. Es el distinto de la familia, porque no describe el estado del documento sino una restricción sobre su difusión.
Conviene tener claro qué hace un sello y qué no. Comunica el estado o el contexto que quien prepara la copia quiere dejar por escrito. No modifica por sí solo la situación del documento ni sustituye a los trámites que cada caso tenga; si el asunto es una rectificación formal, el sello avisa y el trámite va aparte.
Cuándo estampar cada uno
La pregunta útil es qué podría hacer con este papel alguien que lo reciba fuera de contexto. Si entregas una fotocopia del documento de identidad o de un título, COPIA le quita el aspecto de original, y si además indicas a quién y para qué la entregas, queda atada a su trámite; ese patrón lo contamos en la guía sobre cómo indicar la finalidad en una copia del DNI. Si envías un contrato en revisión, BORRADOR advierte de que esa versión intermedia no debería firmarse ni archivarse como definitiva, algo que encaja con lo que vemos en la guía sobre qué tapar en un contrato. Y si rectificas una factura, ANULADO sobre la antigua deja constancia visible de su estado, un caso que se cruza con la guía sobre qué ocultar en una factura.
Un sello se superpone, no censura
El sello declara, pero no oculta. Debajo de un ANULADO se siguen leyendo el nombre, el importe y la cuenta, así que no sustituye a la censura en ningún caso. Si el documento lleva datos que el receptor no necesita, primero se cubren y después se sella; cómo hacer esa parte está en la guía sobre cómo tachar datos de un PDF. Hay una consecuencia que sorprende y conviene conocer, y es que como el sello no cubre nada, las salidas de texto de la aplicación lo tratan como lo que es, una anotación, de modo que el dato que quede debajo sigue presente en el documento y en cualquier exportación de su contenido.
Dónde colocarlo para que no se recorte
La colocación decide bastante. Un sello discreto en una esquina desaparece con un encuadre, mientras que uno que cruza la zona central acompaña a la imagen. Eso sí, sin dejar ilegibles los campos que el receptor va a comprobar, así que ajusta el tamaño, la posición y la opacidad en la vista previa. Y en digital hay una condición más, que el sello quede fundido con los píxeles y no como una anotación de PDF, que muchos visores permiten ocultar o quitar.
Cómo lo hace Ofusca
En Ofusca el efecto Sello lleva un catálogo con los seis sellos habituales más una variante de COPIA con la fecha del día, y el texto queda editable por si necesitas otro. Se ajustan el color, el fondo, el recuadro y la rotación, y en un PDF de varias páginas puedes estamparlo en todas a la vez, con las copias vinculadas para que un cambio de texto o de color se propague al resto. Al exportar, el sello se funde con los píxeles de la página, sin capa de anotación que un visor pueda retirar, y todo ocurre en tu navegador sin subir el documento a ningún servidor.
Errores frecuentes con los sellos
- Usar un sello para ocultar un dato. El sello se lee, no tapa. Lo que no deba verse se cubre con un efecto que sustituya los píxeles, y el sello va después.
- CONFIDENCIAL como si fuera censura. Marca una restricción de difusión, pero el contenido sigue íntegro y legible.
- El sello discreto en una esquina. Cuanto menos pisa el contenido, más fácil es recortarlo.
- Sellar en una capa editable. Si el visor puede quitarlo, el sello es decorativo. La versión que circula debe llevarlo fundido con la imagen.
Preguntas frecuentes
¿Qué comunica cada sello?
COPIA dice que el papel no es el original y DUPLICADO es su pariente formal. BORRADOR avisa de que el contenido no es definitivo. ANULADO señala un documento dejado sin efecto. SIN VALOR marca ejemplares de muestra. Y CONFIDENCIAL no describe el estado, sino una restricción sobre su difusión.
¿El sello impide usar el documento en su trámite?
No, porque no oculta nada. El receptor lee todos los datos con normalidad y el sello solo añade el estado por encima. La única precaución es colocarlo de modo que no dificulte la lectura del campo que van a comprobar.
¿Un sello sirve para ocultar un dato?
No. Debajo de un ANULADO se siguen leyendo el nombre, el importe y la cuenta. Lo que no deba verse se cubre antes con un efecto que sustituya los píxeles, y el sello va después. Como es una anotación, el dato de debajo sigue presente en las exportaciones de texto.
¿Por qué mi sello desaparece al abrir el PDF en otro programa?
Porque se añadió como anotación, y esa capa vive aparte del contenido del PDF, de modo que hay visores que no la muestran y casi todos permiten quitarla. Para que acompañe siempre al documento tiene que quedar fundido con la imagen de la página.
Esta guía cuenta qué lleva el documento y qué suele comprobarse en el trámite, que es lo que sabemos por hacer la herramienta. Lo que se exija en tu caso concreto lo fija quien te lo pide.
Publicada el 9 de agosto de 2026. Actualizada el 24 de agosto de 2026. Lectura de 4 min.